Openstaande posten

Openstaande posten is uw rappelbeheer: de facturen en creditnota's die nog niet (volledig) betaald zijn. Hier ziet u wat vervallen is, mailt of drukt u een rappel af en houdt u bij wie u al aanmaande.

Het scherm openen

Klik links in het menu, onder Verkoop, op Openstaand. Het scherm heet Openstaande posten. U ziet het met de rol Financieel of als beheerder. Rappels inboeken en de rappelgegevens wijzigen vraagt daarnaast het recht Rappels beheren; dat heeft standaard enkel de beheerder.

Het getal naast Openstaand in het menu telt de posten die aan een volgende rappel toe zijn.

De lijst

Kies bovenaan, in de eerste keuzelijst, een selectie:

Selectie	Wat u ziet
Vervallen	De posten waarvan de vervaldag voorbij is. Hier begint u: dit is wat een eerste rappel nodig heeft. Het scherm opent zo.
Volgende rappel	De posten die al een rappel kregen, waarvan die rappel minstens de wachttijd oud is.
Uitgesloten	De posten die u uitsloot van rappels.
Klant zonder rappels	De posten van klanten bij wie het vinkje Ontvangt rappels uit staat op de klantfiche.
Alle openstaande	Alles wat openstaat, ook de creditnota's en de gecrediteerde facturen (label gecrediteerd). Het totaal is het saldo van alle klanten samen.

Vervallen, Volgende rappel en Klant zonder rappels tonen enkel klanten die netto iets schuldig zijn. Heeft een klant een openstaande creditnota die groter is dan zijn openstaande facturen, dan staat hij daar niet — een rappel zou hem aanmanen voor iets wat hij niet verschuldigd is. U vindt zijn posten wel bij Alle openstaande. Het getal naast Openstaand in het menu telt op dezelfde manier.

De wachttijd stelt u in op de bedrijfsfiche, bij Wachttijd tussen twee rappels. Leeg betekent 15 dagen.

Kolom	Wat erin staat
Klantnr, Klant	Voor wie, met de straat en de gemeente eronder, en de opmerking als die er is.
Telefoon	Het gsm-nummer van de klant, en zijn vaste nummer klein eronder. Heeft hij geen gsm, dan enkel het vaste nummer. Op beide kunt u zoeken, met of zonder spaties: 0495513191 vindt ook 0495 51 31 91. In een export staan de nummers zonder spaties.
Document	Het dagboek en het nummer. Klik erop om de factuur te openen.
Vervaldag	Wanneer de post betaald moest zijn.
Openstaand	Wat er nog openstaat; in het rood als de post vervallen is.
Rappels	Hoeveel rappels er al vertrokken, met de datum van de laatste.
Volgende	De graad die een nieuwe rappel krijgt (1, 2 of 3); een streepje als de post geen rappel krijgt.

Rechts staan de markeringen incasso, waarschuwing, uitgesloten en klant zonder rappels. Met de kolomkiezer haalt u ook Datum, Totaal, Betaald, Laatste rappel en Opmerking als aparte kolom tevoorschijn.

Zoek op klant, gemeente, straat, telefoon, document of opmerking. Dubbelklik op een post om de klantfiche te openen. Klik een post aan en open rechts de strook Journaal voor zijn logboek: wie wat wijzigde en elke ingeboekte rappel. Kies bovenaan in de strook Mails voor wat er over de factuur van die post gemaild werd: de factuur zelf en de rappels, met of ze afgeleverd zijn.

Saldo per klant

Kies bovenaan, in de tweede keuzelijst, Per klant (in plaats van Per post) voor de saldolijst: één regel per klant, met zijn naam, zijn klantnummer en zijn saldo — wat zijn posten in de gekozen selectie samen nog openstaan. Onderaan staat het totaal. Met het pijltje vóór een klant klapt u zijn posten open; daar werkt alles zoals in de gewone lijst. Kies Alle openstaande voor het volledige saldo; bij Vervallen telt enkel wat vervallen is. Een saldo van € 0,00 betekent dat de posten van die klant elkaar opheffen, bijvoorbeeld een factuur en een creditnota. Selectie en weergave blijven staan wanneer u een klantfiche opent en terugkeert.

Een rappel mailen

Vink de post aan en klik op Rappel mailen…. Een venster opent met alles al ingevuld:

Aan — het e-mailadres voor rappels van de klant, anders zijn adres voor facturen, anders zijn gewone e-mailadres (zie Klanten).
Cc en Bcc — de andere adressen van de klant staan er als vinkje bij. Een ander adres typt u erbij, gescheiden door een puntkomma; de vaste kopie uit de mailtekst staat er al.
Onderwerp en Bericht — de mailtekst van de graad: eerste, tweede of derde herinnering, in de taal van de factuur, met het nummer, de datum, de vervaldag, het openstaande bedrag en de gestructureerde mededeling ingevuld. Vanaf de vierde rappel krijgt de klant opnieuw de tekst van de derde. U stelt de teksten in bij Mailteksten; hier past u ze aan voor deze ene mail.
Onderaan staan de Bijlage — de rappelbrief met de factuur erachter, in één PDF — en de Afzender (zie Mailafzenders). Met Bekijken naast de bijlage opent u ze in een afdrukvoorbeeld; wat u in het venster al aanpaste, blijft staan. Rechts bovenaan opent Klantfiche ↗ de fiche van de klant in een nieuw tabblad.
Bestand meesturen — sleep een eigen bestand in het vak of klik erop. Hooguit 10 MB per bestand en 20 MB samen.

Klik op Versturen. De mail vertrekt echt naar de klant. Zodra ze vertrokken is, boekt CleanOps de rappel vanzelf in: het aantal rappels gaat één omhoog, met de datum van vandaag, en de rappel komt in de rappelhistoriek van de klant. In het logboek staat naar welk adres hij gemaild werd. Een mail die niet vertrekt, boekt niets in.

Een rappel afdrukken

Vink de post aan en klik op Rappel afdrukken…. Het afdrukvoorbeeld toont de rappelbrief, met de factuur erachter op een nieuw blad. Het is dezelfde PDF die met Rappel mailen… meegaat.

De graad volgt het aantal verstuurde rappels: Herinnering, Tweede herinnering, en vanaf de derde Laatste herinnering.
De brief vraagt het openstaande bedrag te betalen binnen 8 dagen, op uw rekening en met de gestructureerde mededeling van de factuur.
De brief staat in de taal van de factuur.

Klik op Downloaden om de PDF te bewaren, of druk ze af. Wilt u de rappel toch mailen, klik dan op Doorsturen per mail: het venster van Rappel mailen… opent, en die rappel boekt zichzelf in.

Sluit u het voorbeeld zonder te mailen, dan vraagt CleanOps Rappel inboeken?. Klik op Rappel inboeken als u de brief afdrukt of zelf verstuurt: het aantal rappels gaat één omhoog, met de datum van vandaag, en de rappel komt in de rappelhistoriek. Klik op Annuleren als u enkel wilde kijken.

Geen rappel voor een creditnota, een gecrediteerde post, een post die uitgesloten is, een klant bij wie Ontvangt rappels uit staat, of een klant die netto niets schuldig is (badge niets schuldig in Alle openstaande). De knoppen staan dan uit, en zeggen waarom.

Rappelgegevens

Vink één post aan en klik op Rappelgegevens….

Veld	Wat u aanduidt
Verstuurde rappels	Het aantal rappels, met de hand bij te stellen van 0 tot 3. Dit schrijft geen regel in de rappelhistoriek.
Incasso	De post is doorgegeven aan een incassobureau.
Waarschuwing	De post vraagt een aparte opvolging.
Opmerking	Een korte notitie, hoogstens 100 tekens. Ze staat onder de klantnaam in de lijst.

Uitsluiten en weer opnemen

Vink een of meer posten aan en klik op Uitsluiten van rappels: ze verdwijnen uit Vervallen en Volgende rappel, en staan voortaan onder Uitgesloten. Met Weer opnemen krijgen ze opnieuw rappels.

Memo's

Belt u een klant op over een openstaande factuur, noteer dan meteen wat er afgesproken is. Vink een post aan en klik op Memo's…: u ziet de memo's van die klant en maakt er een met Nieuwe memo. Met een datum bij Herinneren op verschijnt de memo die dag in Op te volgen memo's. Kiest u posten van meer dan één klant, dan staat de knop uit.

Veelgestelde vragen

Moet ik een gemailde rappel nog inboeken? Nee. Een rappel die u met Rappel mailen… of Doorsturen per mail verstuurt, boekt zichzelf in. Enkel een afgedrukte of zelf verstuurde rappel boekt u in bij het sluiten van het afdrukvoorbeeld.

Is mijn rappel aangekomen? Klik de post aan en kies in de strook Journaal het tabblad Mails, of open de factuur en klik op Journaal › Mails. Een mail die de klant niet bereikte, staat op Geweigerd of Spam. Kijk dan het adres van de klant na en mail opnieuw.

Iemand anders heeft net een rappel ingeboekt terwijl mijn venster openstond. Dan weigert CleanOps de mail: de tekst en de brief hoorden bij de vorige graad. Sluit het venster en klik opnieuw op Rappel mailen….

Kan ik een betaling ingeven? Ja: selecteer de post en klik op Betaling ingeven…. Zie Betalingen.

Waar zie ik welke rappels een klant al kreeg? Op de klantfiche, tabblad Openstaand: daar staat de rappelhistoriek.

Ik zie de knoppen Rappel mailen en Rappel afdrukken niet. Daarvoor is het recht Rappels beheren nodig. Vraag het aan uw beheerder.