Documentnummers
Het volgende nummer van uw facturen, creditnota's, offertes en aankoopdocumenten. CleanOps nummert zelf door; hier stelt u een ander volgend nummer in, bijvoorbeeld om de nummering uit uw vorige pakket verder te zetten.
Het scherm openen
Klik onderaan in het menu op Platformbeheer en daarna op de tegel Documentnummers.
De lijst
Per boekjaar ziet u elke reeks van vorig, dit en volgend jaar die al een nummer draagt of waarvoor u iets instelde. De reeksen van dit jaar staan er altijd, ook als er nog niets in zit.
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Boekjaar | het jaar van de documenten (het kalenderjaar) |
| Dagboek | het verkoop- of aankoopdagboek; leeg bij offertes |
| Soort document | factuur, creditnota, offerte of aankoop |
| Laatste nummer | het hoogste nummer dat al bestaat |
| Volgend nummer | het nummer dat het volgende document krijgt |
Staat er ingesteld naast een reeks, dan komt het volgende nummer uit uw instelling.
Het volgende nummer instellen
Klik op Volgend nummer instellen, of dubbelklik op een reeks.
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Boekjaar (verplicht) | vorig, dit of volgend jaar |
| Soort document (verplicht) | factuur, creditnota, offerte of aankoop |
| Verkoopdagboek of Aankoopdagboek (verplicht, behalve bij offertes) | het dagboek van de reeks |
| Volgend nummer (verplicht) | het nummer van het volgende document |
Waarom het nummer enkel hoger kan
Het volgende nummer moet hoger zijn dan het laatste nummer van de reeks. Zo krijgen twee documenten nooit hetzelfde nummer, ook niet als iemand op hetzelfde moment factureert.
Waarom een factuurnummer met het jaar begint
Een factuur blijft tussen jjjj0001 en jjjj8999, een creditnota tussen jjjj9001 en jjjj9999 — voor 2026 dus 20260001 tot 20268999 en 20269001 tot 20269999. De gestructureerde mededeling op de factuur komt uit het nummer, en zo blijft ze voor elk document uniek. Kwam uw vorige pakket in 2026 tot factuur 411, dan stelt u 20260412 in.
Een offerte heeft geen dagboek en geen mededeling: daar volstaat een nummer hoger dan het laatste.
Aankoop — de aankoopfacturen en -creditnota's delen één reeks per boekjaar en aankoopdagboek, die bij 1 begint. Een verwijderd aankoopdocument geeft zijn nummer terug: het volgende document krijgt eerst zo'n vrijgekomen nummer, daarna loopt de reeks verder vanaf het hoogste nummer of het nummer dat u instelde. Het overzicht zegt hoeveel nummers er vrij liggen (bijvoorbeeld 7 vrij). Stelt u voor die reeks een volgend nummer in, dan vervallen de vrijgekomen nummers: het venster zegt vooraf hoeveel, en het volgende document krijgt het nummer dat u instelt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een nummer lager zetten? Niet lager dan het laatste nummer dat al bestaat. Een ingesteld nummer dat nog niet gebruikt is, kunt u wel aanpassen, zolang het hoger blijft dan het laatste.
Wat gebeurt er met een nummer van een verwijderde factuur? CleanOps verwijdert geen facturen: een factuur die nog niet verstuurd is, heropent u; anders crediteert u ze. Er valt dus geen gat in de nummering. Een aankoopdocument kunt u wel verwijderen zolang er niets op betaald is; zijn nummer gaat dan naar het volgende aankoopdocument.
Begint een nieuw jaar vanzelf? Ja. De eerste factuur van een nieuw jaar krijgt jjjj0001, de eerste creditnota jjjj9001 en de eerste offerte 1, tenzij u voor dat jaar iets anders instelt.