Ga naar inhoud

Niet-afgeleverde mails

Niet-afgeleverde mails toont de mails die CleanOps voor u verstuurde en die niet aankwamen: geweigerd door de mailserver van de ontvanger, als spam tegengehouden, of nooit vertrokken. Gebruik het scherm om ze op te volgen — een factuur die uw klant nooit kreeg, wordt ook niet betaald.

De lijst Niet-afgeleverde mails met de kolommen Verstuurd, Document, Ontvanger, Onderwerp, Status, Reden en Gezien: een creditnota die Geweigerd werd, een offerte die Mislukt is en een cameraverslag bij Spam

Het scherm openen

Klik links in het menu, onder Verkoop, op Mailfouten. Het scherm heet Niet-afgeleverde mails. Het getal ernaast zegt hoeveel mails niet aankwamen en nog door niemand afgevinkt zijn. Staat er geen getal, dan is er niets op te volgen — of kon CleanOps het aantal niet opvragen; de lijst zegt dan waarom.

De lijst

De lijst opent op wat u nog moet opvolgen: Status op Niet afgeleverd en Gezien op Niet gezien.

Kolom Wat erin staat
Verstuurd Wanneer de mail vertrok.
Document De factuur, creditnota, offerte, rappel, het attest, cameraverslag of contract waarover de mail ging. Klik erop om het te openen.
Ontvanger Het adres waarnaar de mail vertrok.
Onderwerp Het onderwerp van de mail, in de taal van de klant.
Status Wat er misliep (zie hieronder).
Reden Waarom de mail niet aankwam. De tekst komt van de mailserver of van ADM One en is niet vertaald; vaak is ze Engels.
Gezien Wie de melding afvinkte, en wanneer. Leeg zolang niemand dat deed.
Status Wat het betekent
Geweigerd De mailserver van de ontvanger weigerde de mail, bijvoorbeeld omdat het adres niet bestaat of het postvak vol is.
Spam De mail werd als ongewenst tegengehouden.
Mislukt De mail raakte niet verstuurd.
Afgeleverd De mail kwam aan. U ziet deze mails enkel als u er zelf op filtert.

Zet u Status op Alle, dan ziet u elke mail met haar eigen status — ook wat nog onderweg is, of wat tegengehouden werd en dus niet vertrok.

Met het zoekveld zoekt u op de ontvanger, het onderwerp of het document. Exporteren zet de lijst in een bestand.

Filteren

Filter Keuzes
Status Niet afgeleverd (alles wat niet aankwam) · Geweigerd / spam · Mislukt · Afgeleverd · Alle
Gezien Niet gezien · Gezien · Gezien en niet gezien

Toont de lijst De nieuwste 2.000 mails, kies dan een strengere selectie om oudere te zien.

Een mail opvolgen

  1. Lees de Reden. Meestal klopt het adres niet (meer), of zit het postvak van de klant vol.
  2. Klik op het document. Onder Journaal › Mails van dat document staat de mail zelf, met dezelfde status en reden.
  3. Zet het recht: verbeter het e-mailadres op de klantfiche, of neem contact op met de klant.
  4. Mail het document opnieuw, vanop zijn eigen fiche.
  5. Vink de melding af (zie hieronder).

Staat er bij een mail geen link in de kolom Document, dan hoort ze niet bij een document met een eigen fiche.

Afvinken

Vink een of meer mails aan en klik op Gezien. Ze verdwijnen uit de lijst, en het getal in het menu daalt mee.

De lijst Niet-afgeleverde mails met het filter Gezien op Gezien en niet gezien: bij een factuur staat in de kolom Gezien wie de melding afvinkte en wanneer

  • Gezien geldt voor het hele bedrijf: wat u afvinkt, is ook voor uw collega's afgevinkt.
  • Met het filter Gezien op Gezien of Gezien en niet gezien vindt u de afgevinkte meldingen terug, met wie het deed en wanneer.
  • Vinkte u te vroeg af, vink de mail dan aan en klik op Niet gezien.

Afvinken zegt enkel dat de melding opgevolgd is. Aan de mail of het document verandert er niets.

Als de lijst niet laadt

Melding Wat het betekent
ADM One antwoordde niet De lijst kon niet opgehaald worden. Dat is iets anders dan "geen mails": probeer later opnieuw.
Dit bedrijf is (nog) niet als klant gekoppeld aan ADM One CleanOps kan uw verstuurde mails niet opvragen. Meld het aan ADM-Concept.

Rechten

Recht Wat het toelaat
Niet-afgeleverde mails opvolgen het scherm openen, het getal in het menu zien en meldingen afvinken.

De rol Beheerder heeft dit recht vanzelf. Andere rollen kent u het toe in Rollen.

Veelgestelde vragen

Het getal in het menu klopt niet meteen na het afvinken. Het getal wordt om de paar minuten ververst. Laad de pagina opnieuw om het meteen te zien.

Ik zie een mail die ik niet zelf verstuurde. De lijst toont de mails van uw hele bedrijf, niet enkel die van u.

Waar zie ik de mails die wél aankwamen? Zet Status op Afgeleverd of Alle. Per document staan ze ook onder Journaal › Mails van dat document.

Staan e-facturen via Peppol hier ook? Nee. Die vindt u in Verzonden via Peppol.

Zie ook