Cameraverslagen

Een cameraverslag legt vast wat een camera-inspectie vaststelde: de datum, wie de inspectie deed, de vaststellingen en de foto's. Een verslag hoort bij een uitvoeringsadres — de plaats die geïnspecteerd werd — en kan aan een of meer werkorders hangen. U drukt het af of mailt het als document naar uw klant.

Een verslag openen of maken

Een verslag bereikt u langs het adres of het werk waar het bij hoort, of via de lijst Cameraverslagen.

Vanwaar	Hoe
De lijst Cameraverslagen	Klik in het menu onder Werk op Cameraverslagen. Dubbelklik op een werkorder om haar verslag te openen, of om het te maken als het ontbreekt (zie De lijst).
Het dashboard	De kaart Cameraverslagen te maken toont de eerste werkorders zonder verslag; Alle … tonen opent de lijst Cameraverslagen op die werkorders (zie Op het dashboard).
Het uitvoeringsadres	Open de klant, het tabblad Adressen, het adres, en daar het tabblad Cameraverslagen. Dubbelklik op een verslag om het te openen; Nieuw cameraverslag maakt er een.
De werkorder	Op de regel Cameraverslag van de werkorderfiche: klik op het verslag om het te openen, of op Nieuw… om er een te maken dat meteen aan de werkorder hangt (zie Op de werkorder).
Facturatie	In het venster Factureren… opent het groene cameraverslag het verslag; het rode cameraverslag ontbreekt — maken maakt er een voor die werkorder (zie In de facturatie).

Het tabblad toont de verslagen van het adres, de nieuwste eerst, met de datum, de medewerker en de eerste regel van de vaststellingen. ← Adres op het verslag brengt u terug naar dit tabblad.

De lijst

Klik in het menu onder Werk op Cameraverslagen. De lijst toont de werkorders die een cameraverslag vragen of er een hebben, met hun verslag.

Kolom	Wat erin staat
Nr	het nummer van de werkorder.
Uitgevoerd	de dag waarop het werk uitgevoerd werd.
Status	de status van de werkorder.
Verslag	de datum van het verslag in het groen, of ontbreekt in het rood. Een verslag in de prullenbak telt als ontbrekend.
Klant, Uitvoeringsadres, Omschrijving	voor wie, waar en wat.
Factuur	het factuurnummer, als de werkorder gefactureerd is.

Bovenaan filtert u:

Facturatie — Nog niet gefactureerd (de standaard), Te factureren, Gefactureerd of Alle.
Verslag — Met of zonder verslag, of enkel Verslag ontbreekt.
Periode — op de dag van uitvoering.

Met Te factureren en Verslag ontbreekt toont de lijst hetzelfde getal als de kaart op het dashboard.

Een dubbelklik doet het volgende, en onder de lijst staat wat hij doet voor de werkorder die u aanklikte:

heeft de werkorder een verslag, dan opent het verslag;
ontbreekt het verslag, dan opent een nieuw verslag op het uitvoeringsadres van de werkorder, dat bij het bewaren meteen aan de werkorder hangt;
kan er geen verslag gemaakt worden — de werkorder heeft geen uitvoeringsadres, of u mag de werkorders niet wijzigen —, dan opent de werkorder.

Rechts staat de strook Journaal: het logboek van het verslag van de werkorder die u aanklikt.

De fiche

De fiche staat in twee blokken. Het blok Adres toont het uitvoeringsadres, de klant en de werkorders die aan het verslag hangen; klik op een nummer om de werkorder te openen. In het blok Verslag vult u in:

Veld	Wat u invult
Datum (verplicht)	de dag van de inspectie. Een nieuw verslag krijgt de datum van vandaag.
Medewerker	wie de inspectie deed.
Vaststellingen	wat de camera toonde, in uw eigen woorden. De eerste regel staat in de lijst van het adres en in het keuzevenster van de werkorder: begin dus met de kern.

Klik op Bewaren. Daarna blijft het verslag open, zodat u er meteen foto's aan kunt toevoegen, het kunt afdrukken of mailen.

Foto's en beelden

Open het tabblad Journaal › Bijlagen en klik op Bijlage. Sleep de bestanden naar het vak of klik om ze te kiezen (hooguit 25 MB per bestand). In Omschrijving zet u wat erop te zien is.

Een foto (jpg, png, gif of webp) komt in het document te staan, met haar omschrijving eronder — of de bestandsnaam als er geen omschrijving is.
Een ander bestand, zoals een film of een pdf, staat in het document bij naam vermeld.

Bijlagen toevoegen kan zodra het verslag een eerste keer bewaard is.

Afdrukken

Klik op Afdrukvoorbeeld. Het document toont het briefhoofd van uw bedrijf, de datum, de klant, het uitvoeringsadres, wie de inspectie deed, de werkorders, de vaststellingen en de foto's, in de volgorde waarin u ze toevoegde. Zijn er meer dan 24 foto's, dan toont het document de eerste 24 en zegt het hoeveel er nog zijn.

Het document staat in de taal van de klant: Nederlands of Frans. Het voorbeeld toont wat bewaard is: hebt u iets gewijzigd, dan staat naast de knop eerst bewaren.

Mailen

Klik op Mailen…, of op Doorsturen per mail in het afdrukvoorbeeld. Het venster stelt het hoofdadres van de klant voor als ontvanger — of het facturatieadres als er geen hoofdadres is. Zijn andere adressen kunt u aanvinken in Cc.

De tekst komt uit Mailteksten, soort Cameraverslag, in de taal van de klant. U kunt de ontvanger, het onderwerp en de tekst nog aanpassen.
Het verslag gaat als PDF mee; met Bekijken naast de bijlage ziet u het eerst.
Onder Ook meesturen staan de bijlagen van het verslag. De foto's staan aangevinkt, zolang de mail niet te groot wordt; een ander bestand vinkt u zelf aan. Een bestand groter dan 10 MB kan niet mee. Verdwijnt een aangevinkte bijlage terwijl het venster openstaat, dan vertrekt de mail niet en zegt CleanOps waarom.
Met Bestand meesturen voegt u er zelf een bestand aan toe (hooguit 10 MB per bestand, 20 MB samen).

Na het versturen vindt u de mail onder Journaal › Mails van het verslag.

Een cameraverslag is een apart document: het gaat niet mee met de factuurmail en niet via Peppol.

Op de werkorder

Het vinkje Cameraverslag vereist op de werkorderfiche zegt dat er bij dit werk een verslag hoort. Op de regel Cameraverslag eronder hangt u het verslag aan de werkorder.

Knop	Wat hij doet
Kiezen…	toont de verslagen van het uitvoeringsadres van de werkorder, de nieuwste eerst. Kies er een en klik Koppelen.
Nieuw…	opent een nieuw verslag op dat adres. Bij het bewaren hangt het meteen aan de werkorder.
Ontkoppelen	maakt de koppeling los. Het verslag zelf blijft op het adres staan.

Kiezen… en Ontkoppelen werken meteen: u hoeft de werkorder daarna niet te bewaren.
Hebt u de werkorder gewijzigd, dan staat Nieuw… uit: bewaar de werkorder eerst.
Staat er geen uitvoeringsadres op deze werkorder, kies of maak dan eerst een uitvoeringsadres: een verslag hoort bij een adres.
Zet u een ander uitvoeringsadres op de werkorder, dan valt de koppeling weg: het verslag hoorde bij het vorige adres.
Eén verslag kan aan meerdere werkorders hangen, bijvoorbeeld als de inspectie en de herstelling aparte werkorders zijn.

In de facturatie

In het venster Factureren… van Facturatie staat onder de omschrijving van een werkorder wat er met haar cameraverslag is:

Wat er staat	Wat het betekent
cameraverslag (groen)	er hangt een verslag aan de werkorder. Een klik opent het in een nieuw tabblad.
cameraverslag ontbreekt — maken (rood)	de werkorder vraagt een verslag en heeft er geen. Een klik opent een nieuw verslag in een nieuw tabblad; bij het bewaren hangt het aan de werkorder.
cameraverslag ontbreekt (geen uitvoeringsadres) (rood)	de werkorder vraagt een verslag, maar heeft geen uitvoeringsadres. Open de werkorder en zet er eerst een adres op.

Uw keuze in het venster blijft staan terwijl u het verslag maakt. Het signaal houdt niets tegen: factureren kan ook zonder verslag.

Op het dashboard

De kaart Cameraverslagen te maken op het dashboard telt de uitgevoerde werkorders die nog te factureren zijn, een verslag vragen en er geen hebben, en toont de eerste vijf met hun nummer, klant en gemeente. Een klik op een regel opent de werkorder; Alle … tonen opent de lijst Cameraverslagen op Te factureren en Verslag ontbreekt.

Een verslag verwijderen

Verwijderen zet het verslag in de prullenbak, na een bevestiging. Een werkorder die eraan hing, toont het verslag dan met in de prullenbak, en telt in de facturatie en op het dashboard weer als zonder verslag. Haalt u het verslag terug uit de prullenbak, dan hangt het weer aan de werkorder.

Als het adres verandert

Een verslag volgt zijn uitvoeringsadres. Voegt u adressen samen, dan gaan de verslagen naar het adres dat blijft. Verplaatst u een adres naar een andere klant, dan gaan zijn verslagen mee (zie Klanten).

Het logboek

Onder Journaal › Logboek van het verslag ziet u wie het maakte en wijzigde. Wat er gemaild werd, staat onder Journaal › Mails.

Rechten

Een cameraverslag volgt de rechten van de werkorders.

Recht	Wat het toelaat
Werkorders bekijken	verslagen openen, het afdrukvoorbeeld en de bijlagen bekijken.
Werkorders bewerken	verslagen maken, wijzigen, verwijderen en mailen, bijlagen toevoegen, en een verslag aan een werkorder hangen.

U kent ze toe in Rollen. Wie de werkorders niet mag wijzigen, ziet in de facturatie cameraverslag ontbreekt zonder de link om er een te maken; wie ze niet mag bekijken, ziet er enkel de vermelding cameraverslag vereist.

Veelgestelde vragen

Waarom staat de knop Nieuw… op de werkorder uit? De werkorder heeft wijzigingen die nog niet bewaard zijn. Bewaar ze eerst.

Kan ik een verslag maken voor een werkorder zonder uitvoeringsadres? Nee. Een verslag hoort bij een uitvoeringsadres. Kies of maak eerst een adres op de werkorder.

Gaat het cameraverslag mee met de factuur? Nee. U mailt het apart, vanop het verslag zelf.

Ik heb het verslag gemaild; waar zie ik dat? Onder Journaal › Mails van het verslag.

Zie ook

Werkorders
Facturatie
Klanten — de uitvoeringsadressen
Mailteksten — de tekst van de mail
Dashboard