Bedrijfsfiche
De gegevens van uw eigen bedrijf: naam, adres, contactgegevens, btw-nummer en bank, uw logo, en de wachttijd tussen twee rappels, en hoe uw bedrijf in een e-factuur via Peppol staat.
Waar CleanOps deze gegevens vandaag gebruikt
De wachttijd tussen twee rappels bepaalt meteen welke posten in de lijst Volgende rappel van de openstaande posten staan.
Naam, adres, contact, btw-nummer, IBAN, BIC en logo vormen het briefhoofd van de facturen, creditnota's, offertes, rappelbrieven en attesten die u in CleanOps afdrukt of mailt — zie Facturen.
De algemene voorwaarden komen op een eigen blad achteraan elke factuur en offerte — zie Algemene voorwaarden.
Het scherm openen
Klik onderaan in het menu op Platformbeheer en daarna op de tegel Bedrijfsfiche.
Identiteit en adres
De naam is verplicht, maximaal 60 tekens. Het is de naam zoals ze op uw eigen documenten hoort — uw briefhoofd. Ze staat los van de naam waaronder ADM-Concept u kent.
Daaronder straat, nummer, postcode, gemeente en land. Postcode en gemeente vullen elkaar aan: kiest u een postcode, dan verschijnt de gemeente vanzelf. Het veld Gemeente biedt daarna de plaatsen van die postcode aan — voor 9800 bijvoorbeeld Deinze, Astene, Vinkt en de andere deelgemeenten. U mag ook zelf een naam typen. Het land is een keuzelijst.
Contact
Telefoon, e-mail en website. CleanOps controleert bij het bewaren of een ingevuld nummer en e-mailadres geldig zijn. Leeg laten mag; half ingevuld niet.
Fiscaal en bank
Het btw-nummer hoort op elke factuur. CleanOps controleert het controlecijfer van een Belgisch nummer en
bewaart het in de vaste schrijfwijze, bijvoorbeeld BE 0123.456.749. Naast het veld staat Ophalen: die knop
zoekt het nummer op in de Kruispuntbank van Ondernemingen en vult uw adres aan met wat daar geregistreerd staat.
Komt er niets terug?
Het scherm zegt waarom. "De KBO kent dit nummer niet": het nummer is opgezocht en staat er niet in — controleer het. "De KBO-opzoeking is even niet bereikbaar": er is niets opgezocht; probeer het later opnieuw. In beide gevallen kunt u het adres ook met de hand invullen.
Uw naam wordt bij het ophalen niet overschreven.
De IBAN wordt eveneens op zijn controlecijfer nagekeken en in groepjes van vier bewaard
(BE68 5390 0754 7034). Daarnaast de BIC. Het SEPA-bestand van het betalingsvoorstel
betaalt uw leveranciers vanaf deze IBAN.
Logo
Sleep een afbeelding in het vak, of klik erop om er een te kiezen. Toegestaan zijn PNG en JPEG, tot 2 MB. Om een logo te vervangen, kiest u gewoon een nieuwe afbeelding. Met Verwijderen haalt u het definitief weg.
Rappels
Wachttijd tussen twee rappels bepaalt hoeveel dagen er minstens tussen twee herinneringen voor dezelfde post zitten: een post komt pas opnieuw in de lijst Volgende rappel wanneer zijn laatste rappel zo lang geleden is. Laat u het veld leeg, dan geldt 15 dagen.
Boekhouding
Met Facturen en creditnota's elke dag naar het boekhoudkantoor sturen gaat elk document automatisch naar uw boekhouder. Elke ochtend stuurt CleanOps per factuur of creditnota tot en met gisteren één mail naar het adres van het boekhoudkantoor, met de elektronische factuur (UBL) en de PDF erin.
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Facturen en creditnota's elke dag naar het boekhoudkantoor sturen | aan of uit. |
| Adres van het boekhoudkantoor | het e-mailadres waar uw boekhouder de facturen ontvangt, bijvoorbeeld de inbox van zijn boekhoudpakket. Verplicht zodra het vinkje aan staat. |
| Aankoopfacturen elke dag naar het boekhoudkantoor sturen | aan of uit. |
| Adres voor de aankoopfacturen | het e-mailadres waar uw boekhouder de aankoopfacturen ontvangt. Verplicht zodra het vinkje aan staat; mag hetzelfde zijn als hierboven. |
Met het tweede vinkje gaan ook de aankoopfacturen en -creditnota's die u in CleanOps registreert (met de hand of via Peppol) elke ochtend naar uw boekhouder, naar een eigen adres: veel boekhoudpakketten hebben een aparte mailbox voor aankoop. Een verstuurde aankoopfactuur kan daarna niet meer gewijzigd worden — zie Aankoopfacturen.
Zolang uw vorige toepassing de facturen maakt, verstuurt CleanOps niets
Anders kreeg uw boekhouder elke factuur twee keer. CleanOps begint pas na de overstap, en dan precies bij de documenten die uw vorige toepassing nog niet verstuurde.
Lukt het versturen van een document niet, dan gaat het de volgende ochtend opnieuw mee.
Peppol
Het blok Peppol zegt hoe uw bedrijf als verzender in een e-factuur staat, wanneer u een factuur via Peppol verstuurt (zie Facturen).
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Peppol-ID | uw adres op het Peppol-netwerk, bijvoorbeeld 0208:0123456749 — 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer. |
| Naam | de naam in de e-factuur, bijvoorbeeld uw wettelijke naam. |
| Straat en nummer, Postcode, Gemeente, Land | het adres in de e-factuur. |
| E-mail, IBAN, Website | uw contact en de rekening waarop de klant betaalt. |
Een leeg veld neemt het gegeven van de fiche hierboven over. Vult u niets in, dan staat uw bedrijf in de e-factuur zoals op uw briefhoofd. Bij een overstap neemt CleanOps deze gegevens over uit uw vorige toepassing.
Verwerkingsattesten
Het blok Verwerkingsattesten draagt twee gegevens die op elk verwerkingsattest komen:
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Registratienummer | het registratienummer dat in het briefhoofd van het attest staat, maximaal 50 tekens. |
| Ondertekenaar attesten | de naam onderaan het attest, na "Voor" en de naam van uw bedrijf — bijvoorbeeld Jan Peeters, zaakvoerder. Maximaal 60 tekens. |
Een leeg veld staat niet op het attest. Bij een overstap neemt CleanOps ze niet over: uw vorige toepassing had ze in het sjabloon van het attest staan. Vul ze hier één keer in.
Algemene voorwaarden
In het blok Algemene voorwaarden vult u de tekst van uw algemene voorwaarden in, in twee talen:
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| In het Nederlands | de voorwaarden voor uw Nederlandstalige documenten. |
| In het Frans | de voorwaarden voor uw Franstalige documenten. |
De tekst komt op een eigen blad achteraan elke factuur en elke offerte, in de taal van het document. Een creditnota krijgt dat blad niet, en een rappelbrief ook niet. Een witregel begint een nieuwe alinea. Laat u een veld leeg, dan komt er in die taal geen blad.
Bewaren of annuleren
Bewaren bewaart uw wijzigingen. Annuleren gooit ze weg en brengt u terug naar het platformbeheer.
Veelgestelde vragen
Mijn btw-nummer wordt geweigerd. Het controlecijfer klopt niet: de laatste twee cijfers volgen uit de rest van het nummer. Controleer het nummer op een officieel document, of haal het op met Ophalen.
Ik heb op Ophalen geklikt en mijn adres is gewijzigd. Dat is de bedoeling: de knop neemt het adres over zoals het in de Kruispuntbank staat. Klopt dat niet, pas het dan met de hand aan en sla op.
Ik heb de wachttijd aangepast, maar de lijst Volgende rappel verandert niet. Dan liggen de laatste rappels van uw posten allemaal verder terug dan de oude én de nieuwe wachttijd. Het verschil ziet u pas bij posten die recent herinnerd werden.