Binnengekomen documenten

De facturen en creditnota's die uw leveranciers via Peppol sturen, het Belgische netwerk voor elektronische facturen. U hoeft ze niet meer over te typen: CleanOps leest het document en maakt er een voorgevulde aankoopfactuur van, die u nakijkt en bewaart.

Het scherm openen

Klik links in het menu, onder Aankoop, op Peppol ontvangen. Het scherm heet Binnengekomen documenten. U hebt het recht Aankoop bekijken nodig; om documenten te verwerken ook Aankoop bewerken. De rol Financieel krijgt beide. Zonder Aankoop bewerken ziet u de lijst en de PDF's, maar niet de knop Verwerken.

Peppol-adres

Uw leveranciers sturen naar uw Peppol-adres. ADM-Concept registreert dat voor u; vraag het aan vóór u het adres aan uw leveranciers geeft. Staat er bovenaan dat deze omgeving niet gekoppeld is, neem dan contact op met ADM-Concept.

De lijst

Per document ziet u wanneer het ontvangen werd, de leverancier, het nummer en het totaal. Een creditnota draagt het label Creditnota bij het nummer en een minteken in het totaal. Het oudste document staat bovenaan.

Bekijken — opent de PDF van de leverancier in een nieuw venster.
Verwerken — opent een voorgevulde aankoopfactuur (zie hieronder).
Exporteren — de lijst als bestand.

Een document blijft in de lijst tot u het verwerkt.

Een document verwerken

Klik op Verwerken. De fiche van een nieuwe aankoopfactuur opent, al ingevuld met wat er op het document staat:

Leverancier — gezocht op het btw-nummer van het document.
Soort — factuur of creditnota, zoals op het document.
Datum leverancier, Nummer leverancier en Vervaldag — van het document.
Btw — per btw-tarief een regel met de basis en de btw van het document. De btw-code kiest CleanOps op het percentage en de soort btw (normaal, verlegd, vrijgesteld…).

Bovenaan staat de kaart Peppol-document: van wie het komt, wanneer het binnenkwam, PDF openen, en de lijnen zoals de leverancier ze op zijn factuur zette. Die lijnen kunt u niet wijzigen; de aankoopfactuur draagt de bedragen per btw-tarief.

Kijk alles na, vul eventueel een Omschrijving of een Voertuig aan en klik op Bewaren. De factuur krijgt haar nummer, en het document verdwijnt uit de lijst.

De btw van de leverancier telt

Bij een gewone aankoopfactuur stelt CleanOps de btw voor op basis van de code en de basis. Bij een document uit Peppol niet: de btw die de leverancier aanrekent, blijft staan, ook als u een andere code kiest. Een leverancier die per lijn afrondt, kan een cent verschillen van wat CleanOps zou berekenen, en het bedrag op zijn factuur is wat hij vraagt.

Wat de fiche u laat nakijken

Bovenaan de fiche staat een melding als iets niet vanzelf ingevuld kon worden:

Leverancier bestaat nog niet — klik op Leverancier aanmaken (zie hieronder), of kies er een uit de lijst.
Meerdere leveranciers dragen hetzelfde btw-nummer — kies de juiste.
Geen btw-nummer op het document — kies de leverancier zelf.
Leverancier in de prullenbak — haal hem eerst terug in Leveranciers, of kies een andere.
Geen btw-code past bij een tarief, of er passen er meerdere — kies de code in die btw-regel.
Het totaal van de regels wijkt af van het document, het document staat in een andere munt, of er is al een voorschot betaald — kijk de bedragen na; een voorschot boekt u apart in Betalingen.

Een nieuwe leverancier

Kent CleanOps de leverancier nog niet, klik dan op Leverancier aanmaken. De fiche van een nieuwe leverancier opent, voorgevuld met de naam, het adres, het btw-nummer, het e-mailadres, de IBAN en de BIC van het document.

Vul de Betaaltermijn aan (die staat niet op een factuur) en klik op Bewaren. U gaat meteen terug naar de aankoopfactuur, en daar staat de nieuwe leverancier al ingevuld.

Al met de hand ingegeven

Gaf u de factuur al in voor ze via Peppol binnenkwam, bijvoorbeeld vanuit de PDF in een mail? Dan meldt de fiche: Dit document lijkt al ingegeven, met het nummer van dat document. CleanOps zoekt bij dezelfde leverancier op het nummer van de leverancier, ook als de datum verschilt. Wijkt het totaal af, dan staat dat erbij.

Openen — toont het document dat er al is, in een nieuw venster.
Koppelen aan dit document — na een bevestiging hangt CleanOps het Peppol-document aan het bestaande document. Er komt geen tweede factuur bij; de UBL en de PDF gaan bij de bijlagen, en het document verdwijnt uit de lijst.

Koppelen kan ook als het bestaande document al betaald is: het wijzigt geen bedragen.

Een creditnota

Een creditnota wordt een aankoopcreditnota, met positieve bedragen zoals elk aankoopdocument. Een factuur met een negatief totaal stelt CleanOps als creditnota voor, en meldt dat.

Na het bewaren

De UBL (het Peppol-bestand) en de PDF staan onder Bijlagen van de aankoopfactuur.
De kaart Peppol-document blijft bovenaan de fiche staan, met de PDF en de lijnen.
ADM One krijgt de bevestiging dat het document verwerkt is. Lukt dat niet meteen, dan zegt de fiche dat, en probeert dit scherm het bij elk openen opnieuw. Het document staat intussen niet meer in de lijst, zodat niemand het een tweede keer verwerkt.

Een verwerkte factuur verwijderen

Verwijdert u de aankoopfactuur (zolang er niets op betaald is), dan komt het document terug in deze lijst, met een melding bovenaan. U kunt het dan opnieuw verwerken.

Veelgestelde vragen

De knop Verwerken staat er niet. U hebt het recht Aankoop bewerken nodig.

Er staat dat ADM One niet bereikbaar is. De documenten konden niet opgehaald worden. Wat u dan ziet, is mogelijk niet volledig: dat er niets staat, betekent niet dat er niets binnenkwam. Probeer het opnieuw met de knop in de melding.

Een leverancier zegt dat hij via Peppol stuurde, maar het document staat er niet. Vraag hem naar welk Peppol-adres hij stuurde. Kwam het document niet bij uw adres aan, dan kan ADM-Concept het opsporen.