Mailteksten
Mailteksten zijn het onderwerp en de tekst van de mails die CleanOps naar uw klanten stuurt, per soort document, in het Nederlands en het Frans.
CleanOps gebruikt de teksten wanneer u mailt:
- Factuur en Creditnota — met Mailen… op de factuur (zie Facturen);
- Offerte en Offerteherinnering — met Mailen… en Herinnering mailen… op de offerte (zie Offertes);
- Eerste, Tweede en Derde herinnering — met Rappel mailen… op Openstaande posten, volgens de graad van de rappel (zie Openstaande posten);
- Attest — met Mailen… op een verwerkingsattest (zie Attesten);
- Cameraverslag — met Mailen… op een cameraverslag (zie Cameraverslagen);
- Getekende leveringsbon — met Mailen… op een getekende werkorder (zie Werkorders), of met Mail naar de klant in de mobiele app;
- Opvolging contract — met Mailen… op een contract (zie Contracten). Bij deze mail gaat geen document mee.
Het scherm openen
Klik onderaan in het menu op Platformbeheer en daarna op de tegel Mailteksten.
De lijst
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Soort | het document waarvoor de tekst dient: factuur, creditnota, offerte, offerteherinnering, rappel 1 tot 3, attest, cameraverslag, getekende leveringsbon, opvolging contract |
| Onderwerp | het onderwerp van de mail, in de taal van het scherm |
| Nederlands, Français | eigen tekst als u voor die taal een eigen tekst bewaarde, anders standaardtekst |
| Afzender | het adres waarvan de mail vertrekt — zie Mailafzenders |
Zonder eigen tekst gebruikt CleanOps zijn standaardtekst: een korte, zakelijke mail met het nummer, de datum, het bedrag en, bij een factuur, de vervaldag en de gestructureerde mededeling. U ziet die tekst voluit zodra u de soort opent.
Een mailtekst wijzigen
Dubbelklik op een soort. De fiche heeft een tabblad per taal en het tabblad Verzending.
Op het tabblad Nederlands of Français:
- Onderwerp — de onderwerpregel van de mail.
- Tekst — de mail zelf, met opmaak: vet, cursief, lijsten. Een afbeelding invoegen kan niet: een afbeelding in een mail is een verwijzing die veel ontvangers niet te zien krijgen.
- Onder de tekst ziet u Standaardtekst van CleanOps of Eigen tekst. Standaardtekst terugzetten zet de standaardtekst van die taal terug.
Klik op Bewaren. Wijkt de tekst af van de standaardtekst, dan wordt ze uw eigen tekst.
De plaatshouders
Bovenaan staan de beschikbare variabelen. Sleep er een naar het onderwerp of de tekst, of klik erop om ze te kopiëren. Bij het mailen vult CleanOps ze in met de gegevens van het document. Voor een factuur en een creditnota:
| Variabele | Wordt bij het mailen |
|---|---|
{{document.number}} |
het documentnummer, bijvoorbeeld 20260001 |
{{document.date}} |
de documentdatum |
{{document.duedate}} |
de vervaldag |
{{document.total}} |
het totaal inclusief btw, zonder munt: 1.234,56 |
{{document.paymentreference}} |
de gestructureerde mededeling |
{{customer.name}} |
de naam van de klant |
{{company.name}}, {{company.email}}, {{company.phone}} |
de gegevens uit uw bedrijfsfiche |
{{user.fullname}}, {{user.email}} |
de naam en het e-mailadres van wie de mail verstuurt |
{{date.today}} |
de datum van vandaag |
Zet de munt zelf in de zin
Een bedrag komt zonder munt in de mail. Schrijf dus "€ {{document.total}}" of "{{document.total}} euro". Bij een creditnota staat het bedrag zonder minteken: de zin zegt al dat het om een creditnota gaat.
Bij Cameraverslag zijn er {{document.date}} (de datum van het verslag) en {{site.address}} (het uitvoeringsadres),
naast de variabelen van de klant, uw bedrijf, de verzender en de datum van vandaag.
Bij Getekende leveringsbon is {{document.number}} het nummer van de werkorder, {{document.date}} de datum van het
werk en {{site.address}} het uitvoeringsadres, naast de variabelen van de klant, uw bedrijf, de verzender en de datum
van vandaag. Mailt een medewerker vanuit de app, dan zijn {{user.fullname}} en {{user.email}} zijn naam en e-mailadres.
Bij Opvolging contract is {{document.number}} het contractnummer, en zijn er {{contract.description}} (de
omschrijving van het contract) en {{site.address}} (het uitvoeringsadres), naast de variabelen van de klant, uw bedrijf,
de verzender en de datum van vandaag.
Een variabele die CleanOps voor die soort niet kent, bijvoorbeeld door een tikfout, wordt bij het bewaren geweigerd. CleanOps noemt ze dan.
Het tabblad Verzending
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Afzender | het adres waarvan deze mail vertrekt. Leeg: het standaardadres van ADM One. |
| Cc | adressen die bij elke mail van deze soort een kopie krijgen, gescheiden door een puntkomma |
| Bcc | idem, maar onzichtbaar voor de klant — bijvoorbeeld uw eigen archiefadres |
Het journaal
Rechts op het scherm zit een strook Journaal. Klik een soort in de lijst aan en open de strook: het tabblad Logboek toont wie die tekst wanneer gewijzigd heeft. Op de fiche staat het logboek rechts bovenaan.
Veelgestelde vragen
In welke taal vertrekt de mail? In de taal van de factuur, en die volgt de klant. Een Franstalige klant krijgt de Franse tekst.
Ik heb de tekst gewijzigd, maar een mail die ik eerder verstuurde is niet veranderd. Dat klopt: een verstuurde mail blijft zoals ze vertrok. Onder Journaal › Mails van de factuur ziet u ze terug.
Kan ik een mail nog aanpassen vlak voor het versturen? Ja. Het venster Mailen toont onderwerp en tekst ingevuld, en u wijzigt ze daar voor die ene mail. De mailtekst hier blijft dan zoals ze is.