Textes d'e-mail
Les textes d'e-mail sont l'objet et le texte des e-mails que CleanOps envoie à vos clients, par type de document, en néerlandais et en français.
CleanOps utilise les textes lorsque vous envoyez par e-mail :
- Facture et Note de crédit — avec Envoyer par e-mail… sur la facture (voir Factures) ;
- Devis et Rappel de devis — avec Envoyer par e-mail… et Envoyer un rappel… sur le devis (voir Devis) ;
- Premier rappel, Deuxième rappel et Dernier rappel — avec Rappel par e-mail… dans Postes ouverts, selon le degré du rappel (voir Postes ouverts) ;
- Attestation — avec Envoyer par e-mail… sur une attestation de traitement (voir Attestations) ;
- Rapport caméra — avec Envoyer par e-mail… sur un rapport caméra (voir Rapports caméra) ;
- Bon de livraison signé — avec Envoyer par e-mail… sur un ordre de travail signé (voir Ordres de travail), ou avec Envoyer au client dans l'application mobile ;
- Suivi de contrat — avec Envoyer par e-mail… sur un contrat (voir Contrats). Aucun document n'accompagne cet e-mail.
Ouvrir l'écran
Cliquez en bas du menu sur Administration, puis sur la tuile Textes d'e-mail.
La liste
| Colonne | Ce que c'est |
|---|---|
| Type | le document auquel le texte sert : facture, note de crédit, devis, rappel de devis, rappel 1 à 3, attestation, rapport caméra, bon de livraison signé, suivi de contrat |
| Objet | l'objet de l'e-mail, dans la langue de l'écran |
| Nederlands, Français | texte propre si vous avez enregistré un texte propre pour cette langue, sinon texte standard |
| Expéditeur | l'adresse depuis laquelle l'e-mail part — voir Expéditeurs |
Sans texte propre, CleanOps utilise son texte standard : un e-mail court et sobre avec le numéro, la date, le montant et, pour une facture, l'échéance et la communication structurée. Vous voyez ce texte en entier dès que vous ouvrez le type.
Modifier un texte d'e-mail
Double-cliquez sur un type. La fiche a un onglet par langue et l'onglet Envoi.
Sur l'onglet Nederlands ou Français :
- Objet — la ligne d'objet de l'e-mail.
- Texte — l'e-mail lui-même, avec mise en forme : gras, italique, listes. Insérer une image n'est pas possible : une image dans un e-mail est un lien que beaucoup de destinataires ne voient pas.
- Sous le texte figure Texte standard de CleanOps ou Texte propre. Rétablir le texte standard remet le texte standard de cette langue.
Cliquez sur Enregistrer. Si le texte diffère du texte standard, il devient votre texte propre.
Les variables
Les variables disponibles figurent en haut. Faites-en glisser une dans l'objet ou le texte, ou cliquez dessus pour la copier. À l'envoi, CleanOps les remplit avec les données du document. Pour une facture et une note de crédit :
| Variable | Devient à l'envoi |
|---|---|
{{document.number}} |
le numéro du document, par exemple 20260001 |
{{document.date}} |
la date du document |
{{document.duedate}} |
l'échéance |
{{document.total}} |
le total TVA comprise, sans devise : 1 234,56 |
{{document.paymentreference}} |
la communication structurée |
{{customer.name}} |
le nom du client |
{{company.name}}, {{company.email}}, {{company.phone}} |
les données de votre fiche d'entreprise |
{{user.fullname}}, {{user.email}} |
le nom et l'adresse e-mail de la personne qui envoie |
{{date.today}} |
la date du jour |
Ajoutez vous-même la devise dans la phrase
Un montant est inséré sans devise. Écrivez donc « {{document.total}} € » ou « {{document.total}} euros ». Pour une note de crédit, le montant figure sans signe moins : la phrase indique déjà qu'il s'agit d'une note de crédit.
Pour Rapport caméra, il existe {{document.date}} (la date du rapport) et {{site.address}} (l'adresse d'exécution), en
plus des variables du client, de votre entreprise, de l'expéditeur et de la date du jour.
Pour Bon de livraison signé, {{document.number}} est le numéro de l'ordre de travail, {{document.date}} la date
des travaux et {{site.address}} l'adresse d'exécution, en plus des variables du client, de votre entreprise, de
l'expéditeur et de la date du jour. Si un collaborateur envoie depuis l'application, {{user.fullname}} et
{{user.email}} sont son nom et son adresse e-mail.
Pour Suivi de contrat, {{document.number}} est le numéro du contrat, et il existe {{contract.description}} (la
description du contrat) et {{site.address}} (l'adresse d'exécution), en plus des variables du client, de votre entreprise,
de l'expéditeur et de la date du jour.
Une variable que CleanOps ne connaît pas pour ce type, par exemple à cause d'une faute de frappe, est refusée à l'enregistrement. CleanOps la nomme.
L'onglet Envoi
| Champ | Ce que vous remplissez |
|---|---|
| Expéditeur | l'adresse depuis laquelle cet e-mail part. Vide : l'adresse standard d'ADM One. |
| Cc | des adresses qui reçoivent une copie de chaque e-mail de ce type, séparées par un point-virgule |
| Cci | idem, mais invisibles pour le client — par exemple votre propre adresse d'archive |
Le journal
Le volet Journal se trouve à droite de l'écran. Sélectionnez un type dans la liste et ouvrez le volet : l'onglet Historique montre qui a modifié ce texte et quand. Sur la fiche, l'historique se trouve en haut à droite.
Questions fréquentes
Dans quelle langue l'e-mail part-il ? Dans la langue de la facture, qui suit le client. Un client francophone reçoit le texte français.
J'ai modifié le texte, mais un e-mail envoyé plus tôt n'a pas changé. C'est exact : un e-mail envoyé reste tel qu'il est parti. Vous le retrouvez sous Journal › E-mails de la facture.
Puis-je encore adapter un e-mail juste avant l'envoi ? Oui. La fenêtre Envoyer par e-mail affiche l'objet et le texte remplis, et vous les modifiez là pour cet e-mail seulement. Le texte d'e-mail ici reste inchangé.