Paiements

Les montants payés par vos clients et ceux que vous avez payés à vos fournisseurs — et ce qui a été remboursé —, par extrait de votre banque ou de votre caisse. Vous y saisissez un paiement, et vous y voyez aussi les paiements de votre application précédente.

Ouvrir l'écran

Dans le menu de gauche, sous Ventes, cliquez sur Paiements. Vous le voyez avec le droit de consulter les postes ouverts, ou avec le droit Voir les achats. Avec le premier, vous voyez les paiements des clients ; avec le second, les paiements aux fournisseurs ; avec les deux, l'ensemble. Saisir et annuler des paiements demande le droit Saisir des paiements.

La liste

Colonne	Ce que c'est
Date de l'extrait	la date figurant sur l'extrait de la banque ou de la caisse
Journal	le journal financier : votre compte bancaire, la caisse, ou un journal de lettrage (voir Journaux)
Extrait	le numéro de l'extrait
Client / fournisseur	qui a payé, ou qui vous avez payé ; un fournisseur porte l'étiquette fournisseur
Montant	comme sur l'extrait : positif ce qui entre, négatif ce qui sort

Un paiement saisi dans CleanOps porte l'étiquette saisi ici ; un paiement annulé l'étiquette annulé.

Choisissez en haut, dans la première liste, la période : ce mois-ci, les 3 derniers mois, cette année, ou tout (l'historique complet). Avec la deuxième liste (Clients et fournisseurs), vous n'affichez que les clients ou que les fournisseurs.

Sous les filtres figure le total des paiements affichés, comme sur l'extrait. Un paiement annulé ne compte pas. Avec Ce mois-ci et Clients, c'est le chiffre de la tuile reçu des clients ce mois-ci du tableau de bord.

Saisir un paiement

Cliquez sur Saisir un paiement.

Choisissez le journal, la date et le numéro de l'extrait. Ils restent pour le paiement suivant : qui traite un extrait en saisit plusieurs à la suite.
Choisissez sous Paiement de s'il s'agit d'un client ou d'un fournisseur, et cherchez le client ou choisissez le fournisseur. Ses postes ouverts apparaissent, du plus ancien au plus récent.
Indiquez par poste le montant payé. Solde reprend le montant ouvert. Le total figure en bas.
Cliquez sur Comptabiliser.

Un seul virement pour plusieurs factures

Si un client paie trois factures en une fois, indiquez le montant pour chacune des trois : cela devient un seul paiement.

Le montant s'indique comme sur l'extrait : ce qui entre est positif, ce qui sort négatif.

Pour un client : positif lorsqu'il paie une facture ; négatif lorsque vous remboursez une note de crédit, ou lorsque vous lettrez une note de crédit contre une facture — vous indiquez alors dans la même fenêtre le montant sur la facture (positif) et sur la note de crédit (négatif), dans un journal comme Lettrage.
Pour un fournisseur, c'est l'inverse : négatif lorsque vous payez sa facture, positif lorsqu'il rembourse une note de crédit. Imputer une note de crédit sur une facture se fait dans la même fenêtre : la facture négative, la note de crédit positive.

Un paiement partiel est possible : le poste reste ouvert pour le reste. Plus que le montant ouvert, ou un montant de signe contraire, est refusé. La date de l'extrait ne peut pas être dans le futur.

Un poste entièrement payé disparaît des Postes ouverts, et donc des rappels. Si la facture avait été transmise à un bureau de recouvrement, CleanOps le signale après la comptabilisation : prévenez le bureau si nécessaire.

Vous pouvez aussi saisir un paiement directement depuis les Postes ouverts — sélectionnez le poste et cliquez sur Saisir un paiement… — ou depuis la fiche d'une facture encore ouverte, avec le même bouton. Pour un fournisseur, c'est possible depuis les Postes ouverts fournisseurs, depuis la fiche du fournisseur et depuis une facture d'achat. Le montant ouvert est alors déjà rempli.

Ce qu'un paiement a soldé

Double-cliquez sur un paiement : vous voyez le client ou le fournisseur, l'extrait, qui l'a saisi et quelles factures et notes de crédit il a soldées. Pour un fournisseur, un clic sur le document ouvre la facture d'achat.

Sur la fiche d'une facture figurent à l'inverse les paiements reçus, à côté de la ventilation de la TVA ; sur une facture d'achat, dans l'onglet Paiements.

Annuler un paiement

Un paiement mal saisi — un mauvais client, un mauvais montant — s'annule : ouvrez le paiement, indiquez éventuellement un motif et cliquez sur Annuler le paiement. Les montants ouverts redeviennent ce qu'ils étaient avant le paiement. Le paiement reste dans la liste comme annulé, avec qui l'a fait et quand.

Un paiement d'un client de votre application précédente ne peut pas être annulé : les factures qu'il a soldées ne sont plus ouvertes. Un paiement à un fournisseur de votre application précédente, si : le document d'achat retrouve son montant ouvert.

Le journal des modifications

À droite de l'écran se trouve une bande Journal. Sélectionnez un paiement et ouvrez la bande : vous voyez quand il a été comptabilisé et éventuellement annulé, et par qui.

Questions fréquentes

Je ne vois pas le bouton Saisir un paiement. Il faut pour cela le droit Saisir des paiements. Demandez-le à votre administrateur.

Je ne trouve pas mon compte bancaire dans la liste des journaux. Seuls les journaux financiers y figurent. Créez-en un dans Journaux.

Un ancien paiement indique « pas de facture dans l'application précédente ». Votre application précédente a conservé ce paiement, mais pas la facture qu'il a soldée — surtout pour les premières années. Le document figure avec son numéro et sa date.