Postes ouverts

Postes ouverts est votre gestion des rappels : les factures et notes de crédit qui ne sont pas encore (entièrement) payées. Ici, vous voyez ce qui est échu, vous envoyez ou imprimez un rappel et vous suivez qui vous avez déjà relancé.

Ouvrir l'écran

Dans le menu de gauche, sous Ventes, cliquez sur Impayés. L'écran s'intitule Postes ouverts. Vous le voyez avec le rôle Financieel ou en tant qu'administrateur. Enregistrer des rappels et modifier les données de rappel demande en plus le droit Gérer les rappels ; par défaut, seul l'administrateur l'a.

Le nombre à côté de Impayés dans le menu compte les postes qui attendent un rappel suivant.

La liste

En haut, dans la première liste, choisissez une sélection :

Sélection	Ce que vous voyez
Échus	Les postes dont l'échéance est passée. C'est ici que vous commencez : ce qui demande un premier rappel. L'écran s'ouvre ainsi.
Prochain rappel	Les postes qui ont déjà reçu un rappel, datant d'au moins le délai entre deux rappels.
Exclus	Les postes que vous avez exclus des rappels.
Client sans rappels	Les postes des clients dont la case Reçoit des rappels est décochée sur la fiche client.
Tous les postes ouverts	Tout ce qui est ouvert, y compris les notes de crédit et les factures créditées (label crédité). Le total est le solde de tous les clients ensemble.

Échus, Prochain rappel et Client sans rappels ne montrent que les clients qui doivent encore quelque chose au total. Si un client a une note de crédit ouverte plus élevée que ses factures ouvertes, il n'y figure pas — un rappel lui réclamerait ce qu'il ne doit pas. Ses postes restent visibles dans Tous les postes ouverts. Le nombre à côté de Impayés dans le menu compte de la même façon.

Le délai se règle sur la fiche entreprise, sous Délai entre deux rappels. Vide signifie 15 jours.

Colonne	Contenu
N° client, Client	Pour qui, avec la rue et la commune en dessous, et la remarque s'il y en a une.
Téléphone	Le GSM du client, et son numéro fixe en petit en dessous. S'il n'a pas de GSM, uniquement le numéro fixe. La recherche porte sur les deux, avec ou sans espaces : 0495513191 trouve aussi 0495 51 31 91. Dans une exportation, les numéros figurent sans espaces.
Document	Le journal et le numéro. Cliquez dessus pour ouvrir la facture.
Échéance	Quand le poste devait être payé.
Solde ouvert	Ce qui reste ouvert ; en rouge si le poste est échu.
Rappels	Combien de rappels sont partis, avec la date du dernier.
Suivant	Le degré que recevra un nouveau rappel (1, 2 ou 3) ; un tiret si le poste ne reçoit pas de rappel.

À droite figurent les marques recouvrement, avertissement, exclu et client sans rappels. Le sélecteur de colonnes affiche aussi Date, Total, Payé, Dernier rappel et Remarque comme colonnes séparées.

Cherchez par client, commune, rue, téléphone, document ou remarque. Double-cliquez sur un poste pour ouvrir la fiche client. Sélectionnez un poste et ouvrez à droite le volet Journal pour son historique : qui a modifié quoi, et chaque rappel enregistré. Choisissez en haut du volet E-mails pour ce qui a été envoyé par e-mail pour la facture de ce poste : la facture elle-même et les rappels, avec leur statut de remise.

Solde par client

Choisissez en haut, dans la deuxième liste, Par client (au lieu de Par poste) pour la liste des soldes : une ligne par client, avec son nom, son numéro de client et son solde — ce que ses postes de la sélection choisie représentent encore ensemble. Le total figure en bas. La flèche devant un client déplie ses postes ; tout y fonctionne comme dans la liste habituelle. Choisissez Tous les postes ouverts pour le solde complet ; avec Échus, seul ce qui est échu compte. Un solde de 0,00 € signifie que les postes de ce client s'annulent, par exemple une facture et une note de crédit. La sélection et l'affichage restent en place quand vous ouvrez une fiche client et revenez.

Envoyer un rappel par e-mail

Cochez le poste et cliquez sur Rappel par e-mail…. Une fenêtre s'ouvre, déjà remplie :

À — l'adresse e-mail de rappel du client, sinon son adresse de facturation, sinon son adresse e-mail habituelle (voir Clients).
Cc et Cci — les autres adresses du client figurent comme case à cocher. Vous ajoutez une autre adresse en la tapant, séparée par un point-virgule ; la copie fixe du texte d'e-mail y figure déjà.
Objet et Message — le texte d'e-mail du degré : premier, deuxième ou dernier rappel, dans la langue de la facture, avec le numéro, la date, l'échéance, le solde ouvert et la communication structurée remplis. À partir du quatrième rappel, le client reçoit à nouveau le texte du troisième. Vous réglez ces textes dans Textes d'e-mail ; ici, vous les adaptez pour cet e-mail seulement.
En bas figurent la Pièce jointe — la lettre de rappel avec la facture derrière, en un seul PDF — et l'Expéditeur (voir Expéditeurs). Voir à côté de la pièce jointe l'ouvre dans un aperçu ; ce que vous avez déjà modifié dans la fenêtre reste en place. En haut à droite, Fiche client ↗ ouvre la fiche du client dans un nouvel onglet.
Joindre un fichier — glissez votre propre fichier dans la zone ou cliquez dessus. 10 Mo maximum par fichier et 20 Mo ensemble.

Cliquez sur Envoyer. L'e-mail part réellement chez le client. Dès qu'il est parti, CleanOps enregistre le rappel tout seul : le nombre de rappels augmente d'un, avec la date du jour, et le rappel entre dans l'historique des rappels du client. L'historique indique à quelle adresse il a été envoyé. Un e-mail qui ne part pas n'enregistre rien.

Imprimer un rappel

Cochez le poste et cliquez sur Imprimer un rappel…. L'aperçu avant impression affiche la lettre de rappel, avec la facture derrière sur une nouvelle page. C'est le même PDF que celui qui part avec Rappel par e-mail….

Le degré suit le nombre de rappels envoyés : Rappel, Deuxième rappel, et à partir du troisième Dernier rappel.
La lettre demande de payer le solde ouvert dans les 8 jours, sur votre compte et avec la communication structurée de la facture.
La lettre est dans la langue de la facture.

Cliquez sur Télécharger pour enregistrer le PDF, ou imprimez-le. Si vous voulez quand même l'envoyer par e-mail, cliquez sur Envoyer par courriel : la fenêtre de Rappel par e-mail… s'ouvre, et ce rappel s'enregistre tout seul.

Si vous fermez l'aperçu sans l'envoyer, CleanOps demande Enregistrer le rappel ?. Cliquez sur Enregistrer le rappel si vous imprimez la lettre ou l'envoyez vous-même : le nombre de rappels augmente d'un, avec la date du jour, et le rappel entre dans l'historique des rappels. Cliquez sur Annuler si vous vouliez seulement regarder.

Pas de rappel pour une note de crédit, un poste crédité, un poste exclu, un client dont la case Reçoit des rappels est décochée, ou un client qui ne doit rien au total (badge ne doit rien dans Tous les postes ouverts). Les boutons sont alors désactivés et indiquent pourquoi.

Données de rappel

Cochez un seul poste et cliquez sur Données de rappel….

Champ	Ce que vous indiquez
Rappels envoyés	Le nombre de rappels, à corriger à la main de 0 à 3. Cela ne crée pas de ligne dans l'historique des rappels.
Recouvrement	Le poste a été transmis à un bureau de recouvrement.
Avertissement	Le poste demande un suivi à part.
Remarque	Une note courte, 100 caractères au maximum. Elle figure sous le nom du client dans la liste.

Exclure et réintégrer

Cochez un ou plusieurs postes et cliquez sur Exclure des rappels : ils disparaissent de Échus et Prochain rappel, et figurent désormais sous Exclus. Avec Réintégrer, ils reçoivent de nouveau des rappels.

Mémos

Vous appelez un client au sujet d'une facture ouverte ? Notez tout de suite ce qui a été convenu. Cochez un poste et cliquez sur Mémos… : vous voyez les mémos de ce client et vous en créez un avec Nouveau mémo. Avec une date dans Rappeler le, le mémo apparaît ce jour-là dans Mémos à suivre. Si vous choisissez des postes de plus d'un client, le bouton est désactivé.

Questions fréquentes

Dois-je encore enregistrer un rappel envoyé par e-mail ? Non. Un rappel envoyé avec Rappel par e-mail… ou Envoyer par courriel s'enregistre tout seul. Seul un rappel imprimé ou envoyé par vous-même s'enregistre à la fermeture de l'aperçu avant impression.

Mon rappel est-il arrivé ? Sélectionnez le poste et choisissez dans le volet Journal l'onglet E-mails, ou ouvrez la facture et cliquez sur Journal › E-mails. Un e-mail qui n'a pas atteint le client porte le statut Rejeté ou Indésirable. Vérifiez alors l'adresse du client et renvoyez l'e-mail.

Quelqu'un d'autre vient d'enregistrer un rappel pendant que ma fenêtre était ouverte. CleanOps refuse alors l'e-mail : le texte et la lettre correspondaient au degré précédent. Fermez la fenêtre et cliquez à nouveau sur Rappel par e-mail….

Puis-je saisir un paiement ? Oui : sélectionnez le poste et cliquez sur Saisir un paiement…. Voir Paiements.

Où vois-je les rappels qu'un client a déjà reçus ? Sur la fiche client, onglet Postes ouverts : l'historique des rappels s'y trouve.

Je ne vois pas les boutons Rappel par e-mail et Imprimer un rappel. Il faut pour cela le droit Gérer les rappels. Demandez-le à votre administrateur.