Fiche d'entreprise
Les données de votre propre entreprise : nom, adresse, coordonnées, numéro de TVA et banque, votre logo, le délai entre deux rappels, et comment votre entreprise figure dans une facture électronique via Peppol.
Où CleanOps utilise ces données aujourd'hui
Le délai entre deux rappels détermine directement quels postes figurent dans la liste Prochain rappel des postes ouverts.
Le nom, l'adresse, le contact, le numéro de TVA, l'IBAN, le BIC et le logo forment l'en-tête des factures, notes de crédit, devis, lettres de rappel et attestations que vous imprimez ou envoyez par e-mail dans CleanOps — voir Factures.
Les conditions générales figurent sur une page à part à la fin de chaque facture et de chaque devis — voir Conditions générales.
Ouvrir l'écran
Cliquez sur Administration en bas du menu, puis sur la tuile Fiche d'entreprise.
Identité et adresse
Le nom est obligatoire, 60 caractères au maximum. C'est le nom tel qu'il doit figurer sur vos propres documents — votre en-tête. Il est indépendant du nom sous lequel ADM-Concept vous connaît.
En dessous : rue, numéro, code postal, commune et pays. Le code postal et la commune se complètent mutuellement : si vous choisissez un code postal, la commune apparaît automatiquement. Le champ Commune propose ensuite les localités de ce code postal — pour 9800 par exemple Deinze, Astene, Vinkt et les autres sections. Vous pouvez aussi taper vous-même un nom. Le pays est une liste de choix.
Contact
Téléphone, e-mail et site web. Lors de l'enregistrement, CleanOps vérifie qu'un numéro et une adresse e-mail saisis sont valides. Les laisser vides est permis ; les remplir à moitié ne l'est pas.
Données fiscales et bancaires
Le numéro de TVA doit figurer sur chaque facture. CleanOps vérifie le chiffre de contrôle d'un numéro belge
et l'enregistre dans son écriture fixe, par exemple BE 0123.456.749. À côté du champ se trouve
Rechercher : ce bouton consulte le numéro auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises et complète votre
adresse avec ce qui y est enregistré.
Rien ne revient ?
L'écran dit pourquoi. « La BCE ne connaît pas ce numéro » : le numéro a été recherché et n'y figure pas — vérifiez-le. « La recherche BCE est momentanément indisponible » : rien n'a été recherché ; réessayez plus tard. Dans les deux cas, vous pouvez aussi compléter l'adresse à la main.
Votre nom n'est pas écrasé lors de la recherche.
L'IBAN est lui aussi vérifié sur son chiffre de contrôle et enregistré par groupes de quatre
(BE68 5390 0754 7034). À côté, le BIC. Le fichier SEPA de la proposition de paiement
paie vos fournisseurs depuis cet IBAN.
Logo
Glissez une image dans le cadre, ou cliquez dessus pour en choisir une. Les formats autorisés sont PNG et JPEG, jusqu'à 2 MB. Pour remplacer un logo, choisissez simplement une nouvelle image. Supprimer l'enlève définitivement.
Rappels
Le délai entre deux rappels fixe le nombre minimum de jours entre deux relances pour un même poste : un poste ne revient dans la liste Prochain rappel que lorsque son dernier rappel date d'au moins ce délai. Si vous laissez le champ vide, 15 jours s'appliquent.
Comptabilité
Avec Envoyer chaque jour les factures et notes de crédit au bureau comptable, chaque document part automatiquement chez votre comptable. Chaque matin, CleanOps envoie par facture ou note de crédit jusqu'à la veille un e-mail à l'adresse du bureau comptable, avec la facture électronique (UBL) et le PDF inclus.
| Champ | Ce que vous complétez |
|---|---|
| Envoyer chaque jour les factures et notes de crédit au bureau comptable | activé ou non. |
| Adresse du bureau comptable | l'adresse e-mail où votre comptable reçoit les factures, par exemple la boîte de son logiciel comptable. Obligatoire dès que la case est cochée. |
| Envoyer chaque jour les factures d'achat au bureau comptable | activé ou non. |
| Adresse pour les factures d'achat | l'adresse e-mail où votre comptable reçoit les factures d'achat. Obligatoire dès que la case est cochée ; peut être la même que ci-dessus. |
Avec la deuxième case, les factures et notes de crédit d'achat que vous enregistrez dans CleanOps (à la main ou via Peppol) partent aussi chaque matin chez votre comptable, vers une adresse propre : beaucoup de logiciels comptables ont une boîte distincte pour les achats. Une facture d'achat envoyée ne peut ensuite plus être modifiée — voir Factures d'achat.
Tant que votre application précédente établit les factures, CleanOps n'envoie rien
Sinon, votre comptable recevrait chaque facture deux fois. CleanOps ne commence qu'après le passage, et alors exactement aux documents que votre application précédente n'avait pas encore envoyés.
Si l'envoi d'un document échoue, il repart le lendemain matin.
Peppol
Le bloc Peppol indique comment votre entreprise figure comme expéditeur dans une facture électronique, lorsque vous envoyez une facture via Peppol (voir Factures).
| Champ | Ce que vous remplissez |
|---|---|
| Identifiant Peppol | votre adresse sur le réseau Peppol, par exemple 0208:0123456749 — 0208 suivi de votre numéro d'entreprise. |
| Nom | le nom dans la facture électronique, par exemple votre nom légal. |
| Rue et numéro, Code postal, Commune, Pays | l'adresse dans la facture électronique. |
| E-mail, IBAN, Site web | votre contact et le compte sur lequel le client paie. |
Un champ vide reprend la donnée de la fiche ci-dessus. Si vous ne remplissez rien, votre entreprise figure dans la facture électronique comme sur votre en-tête. Lors d'un passage, CleanOps reprend ces données de votre application précédente.
Attestations de traitement
Le bloc Attestations de traitement porte deux données qui figurent sur chaque attestation de traitement :
| Champ | Ce que vous indiquez |
|---|---|
| N° d'enregistrement | le numéro d'enregistrement qui figure dans l'en-tête de l'attestation, 50 caractères au plus. |
| Signataire des attestations | le nom en bas de l'attestation, après « Pour » et le nom de votre entreprise — par exemple Jean Dupont, gérant. 60 caractères au plus. |
Un champ vide ne figure pas sur l'attestation. Lors d'une migration, CleanOps ne les reprend pas : votre application précédente les avait dans le modèle de l'attestation. Remplissez-les ici une fois.
Conditions générales
Dans le bloc Conditions générales, vous indiquez le texte de vos conditions générales, en deux langues :
| Champ | Ce que vous indiquez |
|---|---|
| En néerlandais | les conditions pour vos documents en néerlandais. |
| En français | les conditions pour vos documents en français. |
Le texte figure sur une page à part à la fin de chaque facture et de chaque devis, dans la langue du document. Une note de crédit ne reçoit pas cette page, une lettre de rappel non plus. Une ligne vide commence un nouveau paragraphe. Si vous laissez un champ vide, il n'y a pas de page dans cette langue.
Enregistrer ou annuler
Enregistrer conserve vos modifications. Annuler les abandonne et vous ramène à l'administration.
Questions fréquentes
Mon numéro de TVA est refusé. Le chiffre de contrôle ne correspond pas : les deux derniers chiffres découlent du reste du numéro. Vérifiez le numéro sur un document officiel, ou récupérez-le avec Rechercher.
J'ai cliqué sur Rechercher et mon adresse a changé. C'est l'effet voulu : le bouton reprend l'adresse telle qu'elle figure à la Banque-Carrefour. Si elle est incorrecte, corrigez-la à la main et enregistrez.
J'ai modifié le délai, mais la liste Prochain rappel ne change pas. Les derniers rappels de vos postes datent alors tous d'avant l'ancien comme le nouveau délai. La différence ne se voit que pour des postes relancés récemment.