Mémos à suivre
Un mémo est une courte note sur un client : ce que vous avez convenu au téléphone, ce que le client a promis, ce que vous devez encore vérifier. Si vous donnez à un mémo une date dans Rappeler le, il apparaît ce jour-là dans Mémos à suivre. Ainsi, vous n'oubliez ni une promesse d'un client ni un rappel téléphonique.
Ouvrir l'écran
Dans le menu de gauche, sous Ventes, cliquez sur Mémos. L'écran s'intitule Mémos à suivre. Le chiffre à côté de l'élément de menu est le nombre de mémos à suivre aujourd'hui. Vous voyez l'écran avec le droit de voir les postes ouverts.
Créer un mémo
Un mémo se crée chez le client :
- sur la fiche client, sous Journal › Mémos, avec Nouveau mémo (voir Clients) ;
- ou dans Postes ouverts : cochez un poste et cliquez sur Mémos….
| Champ | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Date | Le jour du mémo, aujourd'hui par défaut. Au plus 10 jours après aujourd'hui. |
| Rappeler le | Le jour où vous voulez revoir le mémo. Vous pouvez le laisser vide ; il n'apparaît alors jamais dans cette liste. Pas avant la date. |
| Texte | Ce qui a été convenu. Obligatoire. |
La liste
Choisissez la Sélection en haut :
| Sélection | Ce que vous voyez |
|---|---|
| À suivre | Les mémos dont la date de rappel est atteinte et que personne n'a traités. L'écran s'ouvre ainsi. |
| À venir | Les mémos dont la date de rappel est encore à venir. |
| Tous (aussi les traités) | Chaque mémo avec une date de rappel, y compris ceux qui sont traités. |
Pour chaque mémo, vous voyez le client, sa localité et son numéro de téléphone (le GSM, sinon le fixe), la date, la date de rappel, le statut et le texte. Le volet Journal à droite montre qui a créé, modifié et traité le mémo sélectionné.
Traiter un mémo
Cochez un ou plusieurs mémos et cliquez sur Traité : ils disparaissent de À suivre, et le chiffre dans le menu diminue. Qui a traité le mémo et quand figure sur le mémo. De nouveau à suivre les y remet.
Avec les mémos cochés, vous avez aussi :
- Mémos… — tous les mémos de ce client, pour en ajouter un tout de suite ;
- Ouvrir le client — la fiche client, avec les postes ouverts et les factures du client.
Double-cliquez sur un mémo pour l'ouvrir. Vous pouvez y compléter le texte ou cocher Traité.
Erreurs fréquentes
Une nouvelle date rend le mémo de nouveau à suivre
Si vous donnez à un mémo traité une autre date dans Rappeler le, c'est un nouveau rappel : le mémo revient ce jour-là dans À suivre. Pour seulement compléter le texte, ne changez pas la date.
Un mémo sans date de rappel n'apparaît jamais ici
Un mémo sans Rappeler le est une simple note sur le client. Vous le trouvez uniquement sur la fiche client, sous Journal › Mémos.
Questions fréquentes
La liste est vide. Il n'y a rien à suivre aujourd'hui. Choisissez À venir pour voir ce qui arrive, ou Tous (aussi les traités).
Que signifie « Traité (application précédente) » ? Le mémo vient de votre application précédente, et sa date de rappel était déjà passée à ce moment-là. Cette application ne connaissait pas le traitement ; ainsi, les anciens rappels ne figurent pas tous dans À suivre.
Puis-je supprimer un mémo ? Oui : ouvrez-le et cliquez sur Supprimer. C'est définitif. Le journal garde qui l'a supprimé.