Op te volgen memo's
Een memo is een korte notitie bij een klant: wat u aan de telefoon afsprak, wat de klant beloofde, wat u nog moet nakijken. Geeft u een memo een datum bij Herinneren op, dan verschijnt ze die dag in Op te volgen memo's. Zo vergeet u geen belofte van een klant en geen terugbelafspraak.
Het scherm openen
Klik links in het menu, onder Verkoop, op Memo's. Het scherm heet Op te volgen memo's. Het getal naast het menu-item is het aantal memo's dat vandaag op te volgen is. U ziet het scherm met het recht om de openstaande posten te bekijken.
Een memo maken
Een memo maakt u bij de klant:
- op de klantfiche, onder Journaal › Memo's, met Nieuwe memo (zie Klanten);
- of op Openstaande posten: vink een post aan en klik op Memo's….
| Veld | Wat erin hoort |
|---|---|
| Datum | De dag van de memo, standaard vandaag. Hoogstens 10 dagen na vandaag. |
| Herinneren op | De dag waarop u de memo terug wilt zien. Leeg laten mag; dan komt ze nooit in deze lijst. Niet vóór de datum. |
| Tekst | Wat er afgesproken is. Verplicht. |
De lijst
Kies bovenaan de Selectie:
| Selectie | Wat u ziet |
|---|---|
| Op te volgen | De memo's waarvan de herinneringsdatum bereikt is en die niemand afhandelde. Zo opent het scherm. |
| Komend | De memo's met een herinneringsdatum die nog voor u ligt. |
| Alles (ook afgehandeld) | Elke memo met een herinneringsdatum, ook de afgehandelde. |
Per memo ziet u de klant, zijn gemeente en telefoonnummer (de gsm, anders het vaste nummer), de datum, de herinneringsdatum, de status en de tekst. De strook Journaal rechts toont wie de aangeklikte memo maakte, wijzigde en afhandelde.
Een memo afhandelen
Vink een of meer memo's aan en klik op Afgehandeld: ze verdwijnen uit Op te volgen, en het getal in het menu daalt. Wie de memo afhandelde en wanneer, staat bij de memo. Weer op te volgen zet ze terug.
Bij de aangevinkte memo's staan ook:
- Memo's… — alle memo's van die klant, om er meteen een nieuwe bij te schrijven;
- Klant openen — de klantfiche, met de openstaande posten en de facturen van de klant.
Dubbelklik op een memo om ze te openen. Daar kunt u de tekst aanvullen of het vinkje Afgehandeld zetten.
Veelgemaakte fouten
Een nieuwe datum maakt de memo weer op te volgen
Geeft u een afgehandelde memo een andere datum bij Herinneren op, dan is dat een nieuwe herinnering: de memo staat die dag opnieuw in Op te volgen. Wilt u enkel de tekst aanvullen, laat de datum dan staan.
Een memo zonder herinneringsdatum komt hier nooit
Een memo zonder Herinneren op is een gewone notitie bij de klant. U vindt ze enkel op de klantfiche, onder Journaal › Memo's.
Veelgestelde vragen
De lijst is leeg. Vandaag is er niets op te volgen. Kies Komend om te zien wat er nog aankomt, of Alles (ook afgehandeld).
Wat betekent "Afgehandeld (vorige toepassing)"? De memo kwam over uit uw vorige toepassing, en haar herinneringsdatum lag toen al in het verleden. Die toepassing kende geen afhandeling; zo staan de oude herinneringen niet allemaal in Op te volgen.
Kan ik een memo verwijderen? Ja: open ze en klik op Verwijderen. Dat is definitief. Het journaal houdt bij wie ze verwijderde.