Ga naar inhoud

Laten tekenen

Is het werk klaar, dan laat de medewerker de klant de leveringsbon aftekenen op zijn toestel. Daarmee is de werkorder afgerond, en CleanOps maakt meteen een getekende leveringsbon. Is de klant er niet, dan rondt hij af zonder handtekening.

De klant laten aftekenen

Onderaan de werkorder tikt de medewerker op Laat de klant aftekenen. Dat gaat in twee stappen.

1. Nakijken

De app toont de klant, het adres en het nummer van de werkorder, en verder wat ingevuld is: de opdracht, de opmerking, het materiaal, de tijd, het bedrag en de betaalwijze. De klant kijkt na wat er gebeurde. De medewerker tikt op Akkoord, tekenen.

Het scherm Handtekening van de klant bij het nakijken: Tuincentrum De Linde met het adres en werkorder 900137, de Opdracht, de Tijd, het Bedrag van 145,20 en de Betaalwijze Payconiq, en onderaan Akkoord, tekenen

Een bedrag dat de medewerker wel typte maar nog niet bewaarde, gaat eerst mee: de klant tekent voor wat hij op het scherm zag.

2. Tekenen

De medewerker vult de Naam van wie tekent in. Wil de klant iets kwijt, dan tikt hij op Opmerking toevoegen. De klant tekent met de vinger in het witte vlak; met Wissen begint hij opnieuw. Tot slot tikt de medewerker op Ondertekenen.

Het tekenscherm met de Naam van wie tekent Marc Verhaeghe, Opmerking toevoegen, het witte vlak met een handtekening, en de knoppen Wissen en Ondertekenen

Daarmee is de werkorder afgerond: ze krijgt de status Te factureren en staat klaar voor de facturatie. CleanOps maakt een getekende leveringsbon als pdf, in de taal van de klant, en bewaart die bij de werkorder.

Na het tekenen

Bovenaan de werkorder staat nu de kaart Getekend door de klant, met de naam en het moment. Daarop staan twee knoppen:

  • Bekijk de getekende bon opent de pdf op het toestel.
  • Mail naar de klant stuurt de getekende bon per mail.

De werkorder na het tekenen: de kaart Getekend door de klant met Marc Verhaeghe en het moment, de knoppen Bekijk de getekende bon en Mail naar de klant, en in de planning het label Afgerond

Bij Mail naar de klant staat het e-mailadres van de klant al ingevuld: het hoofdadres, anders het adres voor de facturatie. De medewerker kan het aanpassen. Meerdere adressen scheidt hij met ;: het eerste is de ontvanger, de andere krijgen een kopie. Met Versturen vertrekt de mail, met de tekst uit Mailteksten. Er vertrekt nooit vanzelf een mail.

Het venster De getekende bon mailen met het E-mailadres van de klant ingevuld, de uitleg over de tekst en de adressen, en de knoppen Annuleren en Versturen

Wat op de leveringsbon staat, ligt daarna vast, ook op kantoor. Zie Getekend door de klant.

Afronden zonder handtekening

Is de klant er niet, dan tikt de medewerker op Afronden zonder handtekening en bevestigt hij. De werkorder krijgt ook dan de status Te factureren.

Na het afronden kan de medewerker de werkorder in de app niet meer wijzigen, en ook geen notities of foto's meer toevoegen of verwijderen; zijn eigen tijd rechtzetten kan nog wel. Laten tekenen kan nog, zolang de werkorder niet gefactureerd is: komt de klant later toch, dan tikt de medewerker alsnog op Laat de klant aftekenen.

Een werkorder die gepland is op een dag in de toekomst, kan hij niet afronden en niet laten tekenen.

Veelgestelde vragen

De klant was er niet bij het afronden. Kan hij later nog tekenen? Ja, zolang de werkorder niet gefactureerd is. Open de werkorder in de app en tik op Laat de klant aftekenen.

De klant tekende, maar er klopt iets niet op de bon. Laat het kantoor de handtekening intrekken op de werkorder (zie Getekend door de klant). Daarna kan het kantoor de werkorder verbeteren, en kan de klant opnieuw tekenen.

Waar vind ik de getekende bon op kantoor? Op de werkorder, met Getekende bon (pdf) in de kaart Getekend door de klant, en bij de bijlagen. In Facturatie staat getekend bij de werkorder, met een link naar de bon.

Zie ook