Facturatie

Op Facturatie maakt u facturen van het uitgevoerde werk. U ziet per klant welke werkorders te factureren zijn, kiest wat er op de factuur komt en boekt ze. De factuur krijgt meteen haar nummer, vervaldag en gestructureerde mededeling.

Het scherm openen

Klik links in het menu, onder Verkoop, op Facturatie. U ziet het met de rol Financieel of als beheerder. Facturen boeken vraagt daarnaast het recht Facturen opmaken; dat heeft standaard enkel de beheerder.

Wat er te factureren is

De lijst toont per klant de werkorders met de status Te factureren: werk met een uitvoeringsdatum dat nog niet op een factuur staat. Werk met het vinkje Contant betaald, niet factureren staat er niet in. Werk met een betaalwijze (ook Cash) wél.

Kolom	Wat erin staat
Klantnr, Klant	Voor wie. Dubbelklik om de klantfiche te openen.
Werkorders	Hoeveel werkorders er voor die klant te factureren zijn.
Netto totaal	Hun bedrag zonder btw.
Oudste uitvoering	Het werk dat het langst wacht.

Factureren tot en met

Bovenaan staat de datum Factureren tot en met, standaard vandaag. Ze doet drie dingen:

ze wordt de factuurdatum;
ze bepaalt het boekjaar;
werk dat later uitgevoerd is, gaat niet mee.

Een datum meer dan 50 dagen vooruit wordt geweigerd. Meer dan 51 dagen terug mag, maar CleanOps waarschuwt.

Een factuur boeken

Klik bij de klant op Factureren…. Het venster toont zijn te factureren werkorders, allemaal aangevinkt.

Vink uit wat (nog) niet op de factuur mag; met Alles en Niets kiest u in één keer. Wat u uitvinkt, blijft te factureren.
Onder de omschrijving staat in het rood wat ontbreekt: attest ontbreekt, geen bedrag, geen btw-code. Een werkorder zonder bedrag of btw-code kan niet geboekt worden.
Klik op attest ontbreekt, of op het groene attest als er al een is, om de attesten van die werkorder in een nieuw tabblad te openen. Uw keuze in het venster blijft staan.
Het cameraverslag staat er in het groen als er een aan de werkorder hangt, en in het rood als cameraverslag ontbreekt — maken wanneer de werkorder er een vraagt en er geen heeft. Een klik opent het verslag, of een nieuw verslag voor die werkorder, in een nieuw tabblad (zie Cameraverslagen). Factureren kan ook zonder.
getekend staat er in het groen als de klant de leveringsbon in de mobiele app aftekende. Een klik opent de getekende bon in een nieuw tabblad: zo factureert u wat de klant aftekende.
contract opent het contract in een nieuw tabblad.
Klik op het nummer om de werkorder in een nieuw tabblad te openen en recht te zetten.
Per werkorder ziet u ook de btw-code, het aantal en de eenheidsprijs (leeg als ze 0 zijn). Let op 6 %: dan hoort er een attest bij.

Klik op Factuur boeken en bevestig. De factuur krijgt het volgende nummer; rechtzetten kan daarna enkel met een creditnota. De factuur opent meteen met het afdrukvoorbeeld (zie Facturen). Is er geen enkele werkorder aangevinkt, dan zegt het venster dat bovenaan en wordt er niets geboekt.

Wat er bij het boeken gebeurt

Elke werkorder wordt een lijn, met het tarief, het aantal en de prijs van de werkorder.
De btw wordt per btw-code opgeteld.
De vervaldag volgt uit de betalingstermijn van de klant. Een creditnota vervalt op haar eigen datum.
De factuur krijgt een gestructureerde mededeling en een openstaande post.
Draagt een lijn 6 % btw, dan komt de attestzin op de factuur, in de taal van de klant. Is er in die taal geen attestzin, dan wordt er niet geboekt (zie Factuurteksten). Bij 0 % komt de verleggingsvermelding op de afdruk.
De werkorders gaan op Gefactureerd, met het factuurnummer erbij.

Per betaalwijze een factuur

Dragen de aangevinkte werkorders verschillende betaalwijzen, dan maakt CleanOps per betaalwijze een factuur. Het venster toont de betaalwijze per werkorder en zegt vooraf hoeveel facturen het worden; de knop heet dan Facturen boeken. Na het boeken ziet u de nummers in een melding.

De factuur vermeldt haar betaalwijze.
Is de betaalwijze ter plaatse betaald, dan boekt CleanOps meteen de betaling op het dagboek van die betaalwijze. De factuur staat betaald, vraagt geen overschrijving en komt niet in de rappels. Op de afdruk en de e-factuur staat Betaald via ….
Heeft een betaalwijze ter plaatse geen geldig dagboek, dan wordt er niets geboekt, ook de andere facturen niet.
Met een voorschot kan er maar één betaalwijze zijn: de aftrek hoort op één factuur.

Is het nettototaal negatief, dan wordt het document een creditnota. Het venster zegt dat vooraf: de zin onder de lijst spreekt van de creditnota en de knop heet Creditnota boeken. Staan er werkorders met een positief én een negatief bedrag aangevinkt, dan meldt het venster dat ze op één document verrekend worden; wilt u een aparte creditnota, vink dan de negatieve uit en boek ze daarna apart.

Voorschotten

Een voorschotfactuur maakt u op de klantfiche met Voorschotfactuur: vul het Netto bedrag en de Btw-code in en klik op Aanmaken. Ontbreekt een van de twee, dan zegt het venster welke. Factureert u daarna het werk van die klant, dan toont het keuzevenster het openstaande voorschot met een vinkje … aftrekken. Staat het aan, dan trekt CleanOps het voorschot af en wordt de factuur een saldofactuur. Het vinkje staat vanzelf aan als het gekozen werk het voorschot dekt, en uit bij een kleiner werk. Zet u het toch aan terwijl het voorschot groter is, dan zegt het venster dat de saldofactuur een creditnota wordt en het voorschot opgebruikt is. Ook de bevestiging noemt de aftrek.

Een voorschot op een offerte

Op een aanvaarde offerte maakt u een voorschot met Voorschotfactuur — zie Offertes. Vul een percentage of een bedrag zonder btw in; het venster toont meteen hoe CleanOps het verdeelt over de btw-tarieven van de offerte. Zo klopt de btw: heeft de offerte lijnen aan 21 % en aan 6 %, dan krijgt het voorschot een lijn per tarief, in dezelfde verhouding. Per offerte staat er hoogstens één voorschot open.

Welk voorschot het keuzevenster voorstelt:

Komt het gekozen werk uit een offerte met een open voorschot, dan dat voorschot.
Anders een voorschot dat u op de klantfiche maakte, zonder offerte.
Een voorschot van een andere offerte stelt CleanOps nooit voor.

De aftrek op de saldofactuur gebeurt per btw-tarief, zoals het voorschot betaald werd.

Veelgestelde vragen

Een werkorder staat niet in de lijst. Ze heeft niet de status Te factureren, ze draagt het vinkje Contant betaald, niet factureren, of ze werd ná de datum Factureren tot en met uitgevoerd.

De boeking wordt geweigerd. CleanOps zegt waarom: een werkorder zonder bedrag of btw-code, een onbekende betalingstermijn op de klantfiche, of een werkorder die intussen al op een factuur staat. Zet het recht en boek opnieuw.

Ik zie de knop Factureren… niet. Daarvoor is het recht Facturen opmaken nodig. Vraag het aan uw beheerder.