Btw-codes
De btw-tarieven die u kiest op een offerte, een werkorder of een factuurlijn. Elke code draagt een percentage; dat percentage bepaalt de btw-berekening.
Het scherm openen
Klik onderaan in het menu op Platformbeheer en daarna op de tegel Btw-codes.
De lijst
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Code | de korte sleutel, bijvoorbeeld 21P |
| Omschrijving (NL) | wat u in de keuzelijsten ziet |
| Omschrijving (FR) | idem voor wie de toepassing in het Frans gebruikt |
| Percentage | het tarief waarmee gerekend wordt |
| Code boekhouding | de code die uw boekhoudpakket per factuurlijn leest, bijvoorbeeld OMZET21 |
| Btw-categorie (UBL) | de soort btw voor de elektronische factuur: standaard, verlegd, vrijgesteld … |
Op uw documenten staat de code, niet de omschrijving
Een factuur en een offerte tonen de code met het percentage. De omschrijving is er voor u, om de juiste code te kunnen kiezen — ze verschijnt niet bij de klant.
Een btw-code toevoegen of wijzigen
Klik op Nieuwe btw-code, of dubbelklik op een bestaande rij.
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Code (verplicht) | maximaal 5 tekens, bijvoorbeeld 21P. Ligt vast zodra de code bestaat. Een code die enkel in hoofdletters verschilt van een bestaande (21p naast 21P), wordt geweigerd. |
| Percentage | van 0 tot 99,99. |
| Omschrijving (NL) / (FR) | maximaal 30 tekens. Die in de hoofdtaal van uw bedrijf is verplicht. |
| Code boekhouding | maximaal 20 tekens. Gaat met elke factuurlijn mee naar uw boekhoudkantoor, dat er de omzetrekening mee koppelt. Vraag de juiste code aan uw boekhouder. |
| Btw-categorie (UBL) | de soort btw zoals de elektronische factuur ze vraagt. Standaard hoort bij een percentage boven 0; de andere (verlegd, vrijgesteld, intracommunautair …) bij 0 %. |
Eén code per tarief
Een tarief is een btw-categorie mét een percentage, bijvoorbeeld Standaard 21 %. Een tweede code met hetzelfde tarief wordt geweigerd, ook als de bestaande gearchiveerd is: CleanOps zegt welke code het tarief al heeft. Wilt u voor dat tarief een andere code boekhouding of omschrijving, wijzig dan die bestaande code.
De reden: CleanOps rekent de btw per code uit, de elektronische factuur per tarief. Staan twee codes met hetzelfde tarief op één factuur, dan kunnen die twee een cent verschillen.
Waarom de categorie niet uit het percentage volgt
Een btw-code van 0 % kan verlegde btw (medecontractant), een vrijstelling of een intracommunautaire levering zijn. Voor uw klant en uw boekhouder is dat een groot verschil, dus kiest u de categorie zelf. Ook de afgedrukte factuur volgt ze: de vermelding "Btw te voldoen door de medecontractant" staat er enkel bij een 0 %-code met categorie Verlegd (of zonder categorie).
Een gewijzigd percentage raakt bestaande facturen niet
Elke factuur bewaart het percentage waarmee ze opgemaakt is. Verhoogt u hier een tarief, dan verandert er niets aan wat al gefactureerd is — dat is de bedoeling, want een uitgereikte factuur mag niet met terugwerkende kracht van bedrag veranderen.
Nieuwe facturen rekenen wél met het gewijzigde percentage.
De Franse omschrijving mag u leeg laten als uw bedrijf enkel in het Nederlands werkt.
Het journaal
Rechts op het scherm zit een strook Journaal. Klik een code in de lijst aan en open de strook: het paneel toont het journaal van die ene code.
Het tabblad Logboek toont wie de code wanneer gewijzigd heeft, en van welke waarde naar welke. Bij btw is dat bijzonder nuttig: een gewijzigd percentage verklaart waarom twee facturen van dezelfde klant een ander bedrag dragen.
Een btw-code archiveren of terughalen
Open de rij en gebruik Archiveren. De code verdwijnt uit de keuzelijsten, maar blijft bestaan.
Wat de code al draagt, merkt niets
Werkorders, offertes en facturen die de gearchiveerde code al dragen, houden hem, en de facturatie rekent er gewoon mee. Archiveren is niet meer kiezen, niet weghalen. Daarom houdt een gearchiveerde code ook haar tarief bezet: u maakt geen nieuwe code met dezelfde categorie en hetzelfde percentage.
Wilt u hem terug? Zet bovenaan de lijst Tonen op Ook gearchiveerd, open de code en klik op Terughalen.
Veelgestelde vragen
Ik heb een nieuw tarief nodig, bijvoorbeeld voor werken aan woningen. Maak een nieuwe code aan met het juiste percentage. Wijzig geen bestaande code, anders verliest u het onderscheid met wat er eerder gefactureerd is.
Ik wil een tweede code van 21 %, met een andere code boekhouding. Dat kan niet: elk tarief heeft één code. Wijzig de code boekhouding van de bestaande code, of vraag uw boekhouder hoe hij de omzet anders kan splitsen.
Twee facturen van dezelfde klant hebben een ander btw-bedrag bij hetzelfde werk. Kijk in het journaal of het percentage van die code tussentijds gewijzigd is. Elke factuur rekent met het percentage van het moment waarop ze opgemaakt werd.
De Franse kolom is bij ons overal leeg. Dat is geen fout: wie enkel in het Nederlands werkt, hoeft die niet in te vullen.